Pas toujours simple de bien communiquer avec ses collègues. Entre les différents canaux de communication et l’attitude de chacun, vous ne savez plus sur quel pied danser. C’est le moment de poser un cadre d’échange constructif pour éviter les conflits et faciliter la collaboration. Communication verbale ou non verbale, écoute active, reformulation, retrouvez mes conseils pour améliorer la communication entre collègues.
Créer un environnement propice à la communication entre collègues
Comment favoriser une communication fluide et efficace ?
D’après mes observations et mes formations auprès des entreprises, voici les points communs d’un cadre sain et ouvert :
- une organisation claire et transparente
- l’intégration de chaque collaborateur dans les décisions pour mieux répartir le travail et coopérer
- la formation aux différents outils de communication : la communication non-violente, la PNL, la médiation, le langage verbal et non-verbal, l’écoute active…
- la possibilité de participer à des ateliers de gestion du stress et régulation des émotions, avec la Théorie Polyvagale par exemple.
Ces éléments permettent aussi une meilleure régulation des conflits où chaque partie se sent entendue.
Dans la pratique, vous pouvez prévoir des réunions de routine, collectives ou individuelles.
Bloquez un créneau entre collègues en fin de semaine pour faire le point sur l’avancée de chacun, les réussites et les challenges rencontrés.
Prenez le temps de récolter les besoins de chacun pour réaliser leur travail sereinement : leur manque-t-il un contact ? Ont-ils besoin de renfort ou de ressources particulières ? Un des collègues présents a-t-il une solution ?
Cette dynamique d’entraide et de coopération permet de créer un cadre d’échange rassurant et constructif et d’anticiper les éventuels conflits issus d’un manque de communication.
Ce temps dédié permet également de partager en transparence les attentes mutuelles de chacun, dans un cadre où chacun est pleinement disponible pour échanger, discuter et débattre pour trouver la meilleure solution.
Enfin, l’étape la plus difficile mais également la plus efficace pour maintenir une communication efficace entre collègues : poser des limites.
Vous pouvez le faire de manière bienveillante grâce aux outils de la PNL ou de la Communication Non Violente. Cela peut aller de la recherche de compréhension de ce que l’autre est en train de vivre, au travers de l’écoute de ses émotions et ses besoins, à l’expression de soi de manière claire, honnête et respectueuse.
Par exemple, informer son entourage que désormais vous avez fixé un créneau dédié dans la journée pour répondre aux mails, et que sauf urgence, ils devront attendre votre réponse. Ou encore différé, de manière ferme, un échange avec une personne qui tient à faire un point avec vous alors que vous êtes occupée.
Vous avez besoin d’intégrer ces pratiques dans votre équipe ? Je propose des formations et ateliers dédiés aux entreprises pour une communication fluide et prévenir et gérer les conflits. Discutons-en.
Appliquer les principes de communication verbales et non verbales
L’importance de la confiance
Renforcer la confiance mutuelle entre collègues de travail, c’est la pierre angulaire d’une collaboration fructueuse au sein de votre équipe. En tant que formatrice en communication interpersonnelle et gestion des relations humaines, j’en constate l’impact chez mes clients.
La priorité, c’est de créer du lien entre vos collègues, pas d’obtenir le résultat que vous avez en tête.
Sinon, on bascule dans un jeu de pouvoir peu efficace non seulement pour atteindre les objectifs, mais également pour construire un cadre serein pour la collaboration.
C’est humain : chacun veut être écouté et respecté.
J’ai vu des équipes au point mort, parce que ses membres se sentaient privés de cela. Résultat pour l’entreprise ? Des projets qui n’avancent plus ou très lentement, des retards de livraisons, des malentendus… Et bien sûr, des conflits.
Soignez les relations entre collègues, vous verrez votre environnement de travail se transformer.
Alors comment communiquer entre collègues de manière bienveillante pour que chacun trouve sa place ?
Respecter les modes d’échange de chacun
Pour retrouver une cohésion d’équipe, prenez le temps d’identifier les points de friction : manque de clarté dans les échanges, incompréhensions mutuelles, peur du jugement.
Oui : cela demande de la flexibilité et un grand sens d’adaptation.
Je vous préconise d’appréhender la communication autant verbale que corporelle.
C’est flou ? Je vous explique comment le mettre en pratique pour améliorer la communication au travail :
- identifier et respecter la distance de confort de chacun : certaines personnes ont besoin d’espace pour s’exprimer en toute sérénité
- comprendre le langage corporel de votre interlocuteur pour s’adapter (plutôt que se vexer !) : ne tentez pas à tout prix de maintenir le regard de votre collègue si vous constatez que cela le rend mal à l’aise. En PNL, on appelle ça la synchronisation : s’accorder à l’autre, son rythme, son attitude, son niveau de langage pour nous adapter à l’autre et signaler que nous sommes ouverts à la discussion.
- trouver la meilleure manière de transmettre vos idées en fonction de la personne en face de vous : votre collaborateur est-il plutôt visuel ? Au contraire, les explications à l’oral lui sont plus claires ?
J’utilise la Théorie polyvagale pour apprendre aux équipes à réguler leur système nerveux autonome. L’objectif ? Retrouver leur état naturel de confiance et de sécurité intérieure en régulant leurs émotions pour être disponible et présent dans l’échange.
En comprenant ces différents éléments, vous renforcez le sentiment de confiance envers chacun et créez une cohésion d’équipe bienveillante, fluide et solide.
Le pouvoir de l’écoute active
Que vient de dire votre collègue à l’instant ?
Si vous êtes capable de me le dire, c’est que vous pratiquez déjà en partie l’écoute active, bravo !
Dans le cas contraire, ce n’est pas grave. Nous sommes tous amenés à nous laisser porter par notre flot de pensées et nos préoccupations professionnelles et personnelles.
Dans le cadre professionnel, toutefois, l’écoute active fait des miracles pour prévenir les conflits dans les équipes, c’est l’une des premières compétences en communication.
D’où l’intérêt d’accepter un échange seulement quand j’ai la disponibilité mentale et de temps.
Je vous présente les clés de l’écoute active ?
Cela commence par offrir votre attention pleine et entière à la discussion en cours. Sans se laisser distraire par votre téléphone, vos mails ou les notifications qui arrivent sur Teams.
Imaginez la situation inverse : à quel point seriez-vous frustrée de vous sentir ignorée ?
Pour bien communiquer avec vos collègues, l’écoute est une chose. S’assurer de comprendre les attentes de vos collègues en est une autre. Pour cela, je vous invite à reformuler les demandes de vos interlocuteurs.
Posez des questions pour clarifier une demande ou une situation.
Vous partez ainsi sur des bases saines et une direction claire pour continuer votre travail.
Et on n’oublie pas : la base de toute communication étant l’échange, il est primordial de laisser de la place à tous les membres de l’équipe.
Évitez autant que possible d’interrompre les autres. Cela vous demande de faire un exercice d’observation de vos habitudes de communication : c’est très instructif !
De la même façon, adoptez une posture ouverte en invitant vos collaborateurs à entamer des discussions avec vous ou vous poser des questions. Cela renforce à la fois les liens dans l’équipe et crée une atmosphère de travail efficace.
Bien communiquer avec ses collègues pour améliorer les résultats d’une équipe
Vous l’aurez compris, faire du bureau un espace sain et ouvert à la discussion, c’est créer un environnement de travail où chacun de vos collègues se sent respecté, écouté et estimé.
Évidemment, tout n’est pas rose et nous devons parfois gérer des désaccords au sein des équipes.
C’est pour ça que se former à la régulation de conflits est indispensable pour préserver la cohésion d’équipe… et les résultats du service. Dans mes ateliers et formations j’utilise des approches pédagogiques dynamiques comme le Théâtre Forum et les jeux coopératifs, pour travailler sur des situations concrètes vécues et explorer des pistes de solutions pour améliorer la communication.
Si vous n’avez qu’une leçon à retenir de cet article, c’est celle-ci : bien communiquer entre collègues, c’est gagnant-gagnant.
Pour les membres de l’équipe qui n’ont plus de crainte de s’exprimer.
Et pour l’entreprise qui bénéficie de leurs idées novatrices, de leur motivation et d’une dynamique de travail chaleureuse.
Vous éprouvez des difficultés à poser un cadre bienveillant pour bien communiquer entre collègues ?J’interviens dans les entreprises pour former les collaborateurs à la communication positive et constructive à l’aide d’outils de régulation et compréhension des relations humaines. Discutons-en lors d’un appel découverte gratuit de 45 min : contactez-moi.